Sistema para óticas: tudo o que você precisa saber para fazer uma escolha assertiva

Nos últimos anos, a transformação digital atingiu diversos setores, o que inclui o varejo ótico. Neste contexto, entre as soluções tecnológicas mais procuradas está um sistema que facilite o dia a dia dos gestores e vendedores, otimize a experiência de compra do cliente e, principalmente, que tenha um bom custo-benefício.

No cenário corporativo atual o tempo é um dos ativos mais valiosos, afinal, em qualquer segmento, a concorrência está cada vez mais acirrada, e o consumidor não espera nada menos do que a excelência em sua jornada de compra.

Se a sua ótica ainda lida com planilhas separadas para cada área e outros métodos em papel, os quais devem ser atualizados manualmente sempre que novos dados surgem, certamente está desperdiçando horas que poderiam ser melhor utilizadas pelos colaboradores.

Ter agilidade e eficiência nos processos torna-se essencial, mas para atingir esse patamar é preciso adotar uma gestão integrada das diferentes áreas. Com um software adequado, é possível, por exemplo, ter total controle do estoque, das vendas no PDV e nos canais digitais, das finanças e de outros setores estratégicos.

Sinais que indicam a necessidade de um sistema para a ótica

Além de processos internos desatualizados, quando não há tecnologias capazes de integrar o mundo real com o virtual, a loja também perde em termos de experiência do consumidor, que está cada vez mais exigente no ato da compra.
A falta desses recursos impacta tanto em aspectos humanos quanto financeiros, mas há também outros sinais que indicam que a sua empresa precisa de um sistema para óticas. São eles:

Dificuldade em mensurar estoque

A falta de controle do estoque é um dos gargalos mais prejudiciais para o crescimento do negócio. Afinal, é preciso saber os produtos que estão em falta, de modo a manter a loja sempre abastecida e, ao mesmo tempo, se atentar aos itens em excesso, evitando prejuízos financeiros por conta de estoque parado.

Quando esse levantamento é mensurado de modo manual, acaba se tornando pouco eficiente e ainda pode demandar muito tempo por parte da equipe. Além disso, naturalmente os humanos são suscetíveis a falhas, e a loja também corre o risco de não ter a visão correta do quanto de produtos tem em estoque.

Falta de estratégias de negócio

Outro sinal que indica a necessidade de contratar um sistema para óticas é a ausência de estratégias.

Entre os aspectos envolvidos nesta deficiência estão vendas não registradas, falta de controle das entradas e saídas e mistura das finanças pessoais com as profissionais. Tudo isso, impossibilita entender o cenário que a loja se encontra e dificulta a tomada de decisão para o futuro do negócio.

A falta de estratégias eficientes impacta diretamente nos resultados financeiros. Se a ótica não tem recursos para analisar as métricas de vendas, certamente perde nesse aspecto. Se este é o caso do seu negócio, fique atento.

Confusões contábeis com
NF-es

Uma empresa desorganizada, muito provavelmente não possui os resultados que teria caso utilizassem um processo padronizado de tarefas diárias, como a emissão de notas fiscais, atividade que deve ocorrer periodicamente.

Se esta ação acontece sem o auxílio de um sistema para óticas, certamente existe confusão, perda de tempo e de recursos, gerando prejuízos e outros impactos fiscais para o negócio.

Desorganização nos processos e falta de padronização

Ter uma padronização em relação aos processos da sua loja certamente faz diferença nos lucros mensais. Dados sobre o histórico de compras e perfil dos clientes permitem que se trace um planejamento direcionado para melhores resultados.

Óticas que pautam seus processos ainda em papel e não tem uma metodologia de coleta de informações implantada, não conseguem reunir os dados necessários para a construção de estratégias eficientes.

Por outro lado, quando há os recursos certos empregados, a empresa pode desenvolver campanhas de marketing direcionadas a determinados públicos, compra de produtos condizentes com as características do consumidor e investimento em layouts mais assertivos.

Do contrário, se este processo crucial é feito “às cegas”, boas oportunidades podem ser perdidas.

Dificuldade em fidelizar clientes e mostrar o valor dos seus produtos

Conquistar novos clientes custa mais do que fidelizar aqueles que já existem. Se a sua ótica não está conseguindo mantê-los, muito provavelmente a concorrência está.

Quando falta um software adequado às operações, os vendedores têm mais dificuldade em conhecer o histórico de compra e outras informações que ajudam nas estratégias de marketing e relacionamento com o cliente.

Valorizar os produtos também se torna uma tarefa complicada. Quando a equipe não tem recursos que possibilitem ao consumidor entender, por exemplo, as diferenças de lentes, as vendas acabam prejudicadas. Isso porque o cliente literalmente não enxerga o valor de um produto mais caro em termos de preço, e acaba escolhendo o mais barato.

Se houvesse meios digitais que o fizesse entender as diferenças das lentes, certamente ele aceitaria pagar mais por um tratamento superior, o que também resultaria em mais lucratividade.

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3 passos para começar a digitalizar sua ótica

Quando nota-se os aspectos citados no tópico anterior, é certo que faltam tecnologias para mudar o cenário do negócio, até mesmo porque, a transformação digital já deixou de ser uma opção e passou a ser um recurso estratégico.

No entanto, a implementação da digitalização pode variar de acordo com alguns aspectos como a cultura, o modelo e a propensão ao digital em cada loja. Mas, há algumas etapas que podem guiar um bom começo:

1º

Avaliar processos

O primeiro passo para começar a digitalização no negócio é entender o seu cenário atual. Os lojistas devem fazer uma avaliação dos seus processos, indo desde os modos de vendas, registros e mensuração de estoque, até mesmo ao processo para lidar e acompanhar as demandas com o laboratório.

Nessa análise, é necessário identificar todos os furos existentes na operação. Assim, a empresa pode entender os aspectos nos quais possui falhas e saber quais as tecnologias precisam ser implementadas para resolvê-las.

2º

Integrar os dados

Um dos principais pontos para o varejo ótico é ter flexibilidade para cadastrar produtos, lançar as vendas, detalhar as informações das receitas e determinar com clareza a previsão de entrega dos óculos.

Ao integrar todos esses dados em um só lugar, a loja terá visibilidade em tempo real de cada pedido.

A junção dos dados tem um peso tanto para o negócio, quanto para o cliente. No negócio, as óticas terão mais facilidade para acompanhar seu progresso e seus números. Já para os clientes, torna-se mais fácil informá-los, por exemplo, o status do seu pedido, fortalecendo o relacionamento para com ele.

3º

Integrar recursos de digitalização

Quando a loja já entendeu suas necessidades e já integrou seus dados, é importante também unir os recursos de digitalização.

A empresa pode implementar ferramentas dedicadas a cada atividade, como por exemplo, um software para vendas, um para mensuração das emissões de notas e outras informações relacionadas ao setor fiscal, e assim por diante.

Quando se tem a possibilidade de integrar todos eles, a ótica garante uma operação centralizada, além de evitar erros operacionais e agilizar os procedimentos.

O que avaliar antes de contratar um sistema para óticas

Depois de identificar as necessidades e entender que o negócio precisa de um sistema dedicado a ótica, os lojistas podem se perguntar: como escolher a melhor ferramenta?

Essa é uma questão muito importante, pois, assim como qualquer solução tecnológica do mercado, existem diferentes opções, com recursos dedicados a atividades específicas.

Para decidir em qual software investir, primeiro alguns pontos devem ser avaliados, como:

Funcionalidade do sistema para óticas

Como citamos, há diversas opções de sistema para óticas. Para que a escolha seja assertiva, é importante avaliar quais são as funcionalidades que os softwares oferecem. Nesse aspecto, vale avaliar se possuem:

Demonstração digital sobre os diversos tratamentos de lentes ao cliente;
Tabela de preços atualizada dos principais laboratórios nacionais;
Tomada de medidas digital;
Acompanhamento de todos os orçamentos, pedidos e vendas;
Controle de estoque;
Emissão de notas fiscais;
Controle e gestão financeira;
Cadastro e histórico de clientes e receitas médicas;
Registro das entradas e saídas de caixa;
Acompanhamento do pedido durante a etapa de produção da lente junto ao laboratório;
Relatórios gerenciais das diferentes áreas.

Esses são alguns recursos básicos para garantir a efetividade do negócio e proporcionar processos automatizados e eficientes.

As necessidades do seu negócio

Uma tomada de decisão assertiva passará por um levantamento das necessidades da sua ótica. Nessa análise devem constar questionamentos como:

Como é organizado o processo de vendas atualmente?
De que maneira as finanças são geridas?
Os dados dos seus clientes são armazenados?
O processo de emissão de notas fiscais está adequado?

A partir disso, será possível encontrar o programa ideal. As respostas certamente vão auxiliar no momento de entender cada ferramenta presente no mercado, facilitando a escolha daquela que será mais eficiente para a sua empresa.

Oferta de suporte e treinamento

A adaptação às novas tecnologias pode levar tempo e exigir apoio do fornecedor.

Por isso, um aspecto relevante no momento de decidir por uma contratação é se a plataforma oferece treinamento para os responsáveis e também suporte sempre que necessário. Isso garantirá uma implementação efetiva, gerando resultados visíveis logo no início de uso da ferramenta.

Facilidade na utilização

Tão importante quanto os treinamentos e suporte é a facilidade de usar o software. Isso porque, se o mesmo for complicado, confuso, inacessível e burocrático, os funcionários podem ficar desanimados ou encontrarem dificuldades no dia a dia.

No momento de contratar um sistema para óticas, vale verificar se ele é intuitivo e agradável de usar.

Possibilidade de integração

Como falamos, integrar dados e ferramentas é ponto chave e, hoje em dia, um requisito muito importante de qualquer solução tecnológica é a capacidade de integração com outros sistemas, como por exemplo, os ERPs, Atendimentos e CRMs.

Quando isso é possível, a empresa torna a operação muito mais eficiente e enxuta, já que todos os dados podem ser compilados em um mesmo lugar. O acompanhamento da evolução do negócio também é simplificado com a consolidação das informações, o que impacta inclusive na facilidade em reagir às diversidades que podem surgir no negócio.

Portanto, ao buscar um sistema, vale a pena verificar se o mesmo oferece este recurso.

Segurança

À medida que a transformação digital tem facilitado a rotina das organizações, os crimes cibernéticos vêm se tornando cada vez mais sofisticados. Vazamentos de dados, ataques que danificam arquivos e invadem plataformas, geram graves problemas para as empresas.

Além disso, o software armazenará dados sensíveis do negócio, como números financeiros e informações pessoais dos próprios usuários e clientes.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) aplica multas elevadas aos negócios que a descumprem. Ou seja, é fundamental verificar se o sistema para óticas oferece ferramentas de segurança da informação e, se possível, optar por programas em nuvem, em que os dados ficam salvos em servidores seguros e não em computadores convencionais.

Custo-benefício

Já ouviu aquele ditado que diz que “o barato sai caro”? Pois ele se aplica muito bem na escolha de um software para o varejo ótico. Muitas vezes, as ofertas podem ser tentadoras, porém os prejuízos causados por falta de funcionalidades, instabilidade, falta de segurança e outros pontos podem ser grandes.

Nesse aspecto, é muito importante pesar o custo-benefício de cada solução. Mesmo que algumas sejam ligeiramente mais caras, a médio e longo prazos podem trazer excelentes resultados.

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Vantagens de contar com um sistema para óticas

Quando se faz uma escolha consciente, certamente a empresa terá diversos benefícios em contratar um software para óticas.

Para começar, as lojas que estão de fora da transformação pela qual o mercado está passando arriscam perder clientes para a concorrência e terem insucesso. Ou seja, é possível dizer que se trata de uma questão de sobrevivência neste cenário.

Mas há outras vantagens que tornarão a própria operação mais eficiente, trazendo benefícios tanto para o consumidor, quanto para a ótica, como:

Análises e indicadores do negócio

Sejam lojas independentes, redes ou franquias, empresas do segmento ótico que querem se estabelecer no mercado precisam valorizar os dados. Hoje, é possível coletar, armazenar e analisar uma série de informações que, integradas, facilitam o dia a dia e a tomada de decisão.

Com um sistema para óticas, informações de todas as áreas estão sempre à mão, possibilitando a visibilidade em tempo real dos mais diversos processos.

O acesso aos indicadores que um sistema oferece, apoia no entendimento dos picos do negócio e facilita a preparação do estoque.

Acompanhamento financeiro

Todo o controle e a centralização de informações que um sistema proporciona, garante a disponibilidade de recursos para realizar investimentos e conquistar o crescimento.

Nesse cenário, o software contribui para o acompanhamento do fluxo de caixa, pagamento dos impostos e, principalmente, visão das entradas e saídas financeiras. Assim, as óticas têm um panorama do seu montante podendo fazer análises completas de modo a entender o quanto possui de recursos para empregar em melhorias no negócio, além de acompanhar sua lucratividade de forma mais clara.

Otimização do tempo

As atividades de gestão de uma ótica exigem tempo. Isso é ainda mais verdadeiro quando é necessário fazê-las várias vezes em função de falhas e erros. Nesse sentido, um sistema para óticas é de grande valia, pois ajuda a reduzir o retrabalho.

Além disso, a ferramenta certa traz agilidade para executar as mais diversas tarefas. Com a automação de etapas e a estruturação de processos, tudo é concluído rapidamente, na mesma medida em que não se perde eficiência.

Mais controle

Nas suas decisões de compra, os clientes também têm o costume de querer fazer tudo do seu modo. Em uma ótica, com o uso de tablets que facilitam a comparação de produtos e a tomada de decisão, os lojistas podem proporcionar essa experiência.

Mais conveniência

Ter um relacionamento próximo com o cliente é fundamental para a fidelização e aumento das vendas. Com o registro de informações de cada consumidor, é possível atendê-los de forma única, de acordo com as suas necessidades.

Aquisição de produtos de valor

Recursos digitais são ótimos para entregar mais valor para os clientes e ir além do preço, deixando claro as diferenças de cada produto.

Atualmente, já há softwares que contam com funcionalidades voltadas a demonstrações interativas possibilitando ao cliente entender como ficaria sua visão com cada tipo de tratamento na lente. Com isso, os vendedores ficam livres para atuar como um consultor também, utilizando-se do programa para firmar seus argumentos, o que se reflete em mais vendas e mais lucratividade.

Tiragem de medidas das lentes com um tablet

A tomada de medidas DPN, altura pupilar, ângulo pantoscópico e distância ao vértice é uma das etapas mais importantes após a venda, já que é isso que garantirá uma boa adaptação no uso dos óculos.

No entanto, quando faltam recursos acessíveis ou mesmo há o costume arcaico de utilizar réguas escala, as chances de erros nesse processo são maiores e, quando acontecem, resultam em refação do produto e infelicidade do cliente, que terá que esperar ainda mais pelo seu item.

Para suprir essa necessidade das óticas e favorecer um atendimento mais prático, atualmente já há sistemas que fazem esse processo digitalmente.

Utilizando apenas um tablet, o vendedor captura uma foto do cliente e determina todas as suas medidas com mecanismos precisos para essa atividade, reduzindo drasticamente as chances de ter que refazer os óculos.

Saasvision: um moderno sistema para óticas

Em média, leva-se mais de um ano para que o vendedor aprenda de fato sobre os termos médicos e diferentes tratamentos que compõem a venda de uma lente. Ou seja, a maioria se acostuma a vender as mesmas lentes com mesmos valores.

Mas, com um sistema de ponta, o cenário é outro. O SaaSVision é um programa desenvolvido especialmente para óticas, com atendimento ao cliente e retaguarda integrados.

O software conta com o VisioLens, a tecnologia de atendimento ao cliente e vendas mais moderna e completa do ramo ótico, capaz de melhorar a experiência de compra do seu público. O uso da solução permite uma maior interação no momento da compra, antecipando demandas e fidelizando consumidores, além de transformar a jornada de compra e criar oportunidades para que o lojista se diferencie de seus concorrentes.

Esse é um sistema completo que proporciona:

● Demonstração dos diversos tratamentos de lentes de forma interativa

Cada tratamento tem seu apelo visual, porém, convencer o consumidor a pagar mais por uma lente melhor nem sempre é uma missão fácil quando só se tem papel em mãos. O SaaSVision tem recursos que permitem demonstrações práticas e interativas sobre campos visuais (multifocal, visão simples, ocupacional e bifocal), tipos de lentes (convencional ou digital) e tratamentos em camadas (hidro repelente, anti-abrasivo, anti-reflexo, luz azul, etc), possibilitando que o consumidor entenda as diferenças entre as opções disponíveis e tenha uma noção mais clara de como ficará o seu produto pós produção.

● Tabelas de preços sempre atualizadas

O sistema faz o orçamento de forma automática com base no tratamento escolhido pelo cliente e nas tabelas atualizadas dos principais laboratórios nacionais. Ou seja, os valores de cada lente são digitalizados e atualizados de acordo com os reajustes dos fabricantes, evitando vendas com preços obsoletos que resultariam em prejuízos para as óticas.

● Ordem de Serviços, pedidos e vendas integrados

A Ordem de Serviço e fechamento da venda são integrados ao sistema de atendimento e às demonstrações, onde o lojista armazena os dados pessoais e receituário de todos os clientes no tablet, calculando o preço final da lente escolhida e gerando uma venda direta ao caixa. Assim, não há mais aquele retrabalho de escrever os dados da receita, escolha do tratamento e tipo de lente, e posteriormente repassar ao PDV/Caixa da loja. Além disso, o cliente também terá acesso ao resumo detalhado de suas escolhas e precificação.

● Informações relevantes para estratégias de marketing

Através da busca de orçamentos e pedidos por período ou vendedor, os lojistas podem controlar e buscar formas de reativar clientes que estiveram na sua loja e não fizeram a compra. Além disso, o SaaSVision também possibilita pesquisar como os consumidores estão chegando até a ótica, facilitando a mensuração e criação das ações de marketing.

● Simulação de espessura

Com o uso do sistema, o vendedor também pode simular para o cliente a espessura das lentes com base em cálculos ópticos, de acordo com a dioptria e o material da lente. Com isso, o cliente poderá visualizar as opções disponíveis e entender como ficaria a espessura da sua lente feita de resina, trivex ou policarbonato.

● Medidas digitais

O VisioLens faz a tomada de medidas digitais (DPN, altura pupilar, ângulo pantoscópico e distância ao vértice) de forma simples e rápida, proporcionando uma melhor experiência de compra ao consumidor. Para o lojista, ter esse recurso disponível também elimina a necessidade de uso da régua ou da compra de equipamentos de valor elevado que não trariam a mesma praticidade.

● Venda indicativa, comparativa e sugestiva de lentes

O uso do sistema também permite que o vendedor ofereça ao cliente a lente certa, de acordo com o hábito diário de cada cliente no uso do óculos, considerando fatores como, quanto tempo ele passa em frente ao computador, nível de exposição ao sol, etc. Devido aos recursos comparativos, com o SaaSVision o consumidor pode visualizar as opções e seus respectivos orçamentos ao mesmo tempo, tendo o poder de decidir qual das lentes quer levar.

Mais do que padronizar o atendimento da sua ótica e torná-la 100% digital, os lojistas ainda podem ter um aumento médio de 40% das vendas, redução do tempo de atendimento dos vendedores e crescimento no número de clientes atendidos.

Ainda com a eliminação do catálogo de produtos impressos, todas as lentes e valores são atualizados junto aos principais laboratórios do país digitalmente, economizando tempo.

Combinado ao SaaSERP, solução que reúne toda a gestão do seu negócio em um só lugar, o SaaSVision é integrado ao sistema de gestão, onde o pedido já se reflete em uma venda, sem a possibilidade de cometer erros de valores ou tratamentos, dando baixa direto no estoque e emitindo a nota fiscal e termo de garantia de cada produto vendido.

Com isso, as óticas tem escalabilidade, segurança das informações, flexibilidade em acompanhar o fluxo dos dados, e ainda a redução de custos e diminuição do tempo de resposta em transações.

Modernize sua ótica e mostre seu valor com o SaaSVision

O SaaSVision conta com 4 opções de planos, onde você pode optar por pacotes mais completos ou por recursos específicos que faltam no seu negócio.

Além disso, estamos juntos desde a negociação, implantação da solução, suporte e pós-venda, com um time preparado para te ajudar a explorar ao máximo o potencial do sistema no seu negócio.

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